Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi bisnis dalam hal keamanan data adalah segala sesuatunya selalu berubah. Setiap kali Anda memperkenalkan sistem atau teknologi TI baru ke dalam organisasi Anda, Anda harus memikirkan cara menggunakannya dan mencari cara untuk melindungi data apa pun yang terkait dengannya. Hal-hal yang tampaknya sederhana seperti memilih layanan penghancuran hard drive atau mengganti perangkat lama dapat tampak menakutkan ketika sesuatu yang sama pentingnya dengan keamanan data terjadi.
Tumpukan laptop lama ini sedang dibuang, termasuk penghancuran hard drive yang aman. Para pemimpin bisnis mulai menyadari bahwa proses penghancuran data yang telah mereka gunakan selama beberapa tahun terakhir mungkin tidak seaman yang seharusnya.
Mencabut teknologi usang dan meneruskannya ke layanan penghancuran hard drive Anda belum tentu cukup untuk sepenuhnya melindungi data sensitif organisasi Anda. Inilah sebabnya mengapa banyak perusahaan mulai memasukkan proses pembuangan aset TI ke dalam kebijakan penghancuran data mereka.
Apa itu pembuangan aset TI?
IT Asset Disposal atau ITAD adalah proses penonaktifan dan pembuangan peralatan elektronik dan segala sesuatu yang menyimpan data. Ini adalah istilah yang sering digunakan dalam industri padat data, tetapi bisnis apa pun dapat mengikuti praktik terbaik ITAD. Pada dasarnya, idenya adalah mengambil pendekatan yang sangat komprehensif untuk melindungi data Anda saat Anda menghapus perangkat apa pun, bahkan sebelum Anda menyerahkannya ke layanan penghancuran hard drive Anda. Prinsip-prinsip ITAD juga mensyaratkan pembuangan peralatan yang dinonaktifkan yang paling aman dan bertanggung jawab.
Mungkin Anda berpikir, "Kami telah merobek-robek file dan peralatan kami dan menggunakan layanan penghancuran hard drive tepercaya kami - bukankah kami melakukan ITAD?"
Mungkin Anda! Alternatifnya, proses keamanan data Anda mungkin memiliki kelemahan dan pendekatan penghancuran data berbasis ITAD akan menjembatani celah tersebut.
Bagaimana bisnis menggunakan ITAD?
Bagaimana organisasi Anda menerapkan ITAD sangat bergantung pada industri dan kebutuhan Anda. Sebenarnya ada perusahaan ITAD yang berspesialisasi dalam membantu perusahaan menonaktifkan dan membuang peralatan IT. Layanan semacam itu dapat bermanfaat, misalnya, jika bisnis ingin mengambil semua server di pusat datanya dan tidak memiliki spesialis TI internal untuk menghapus semua data dari server tersebut.
Situasi lain di mana layanan ITAD dapat membantu adalah ketika bisnis mengadakan kontrak dengan pelanggan yang menetapkan bahwa data pelanggan tidak boleh meninggalkan tempat bisnis dengan alasan apa pun. Atau jika bisnis Anda ingin menyumbangkan peralatan IT lamanya ke organisasi lain, tetapi harus benar-benar yakin bahwa datanya telah dihapus terlebih dahulu. Dalam kasus ini, mungkin masuk akal untuk membawa perusahaan pembuangan aset TI yang dapat menghapus dan menonaktifkan semua peralatan di lokasi sebelum mengambilnya untuk dibuang.
Tetapi sebagian besar bisnis dapat mengelola sendiri program ITAD mereka sendiri dan bekerja sama dengan perusahaan pemusnah data tepercaya untuk pembuangan akhir. Tujuannya di sini adalah hanya untuk memastikan Anda membuat keputusan terbaik di setiap langkah ketika berhadapan dengan elektronik usang.
Praktik Terbaik ITAD
Jika organisasi Anda sudah memiliki proses keamanan data yang ketat, Anda mungkin sudah memiliki praktik terbaik ITAD. Ketiga latihan ini adalah ujian - Anda harus melakukan ketiganya sekaligus.
Jangan lupa untuk pensiun. Bahkan jika Anda memiliki perusahaan pemusnah data terkemuka yang mengelola pembuangan peralatan elektronik usang bisnis Anda, selalu ada risiko tertentu saat Anda melepaskan kendali atas peralatan perusahaan yang masih menyimpan data. Jika kebijakan penghancuran data Anda belum mengharuskan data dihapus sebelum perangkat meninggalkan tempat Anda, ubahlah sekarang.
Kelola limbah elektronik secara bertanggung jawab. Program ITAD yang dikelola dengan baik memastikan bahwa semua peralatan usang dalam bisnis Anda dibuang secara bertanggung jawab setelah penonaktifan. Jika hard drive Anda dan perangkat penyimpanan data lainnya dihancurkan atau dimusnahkan (alih-alih disumbangkan atau dijual), harap konfirmasikan bahwa semua materi yang dapat dipulihkan telah dipulihkan oleh layanan pemusnahan Anda. Biasakan diri Anda dengan undang-undang limbah elektronik saat ini dan sumber limbah elektronik setempat untuk membuang teknik apa pun yang memerlukan penanganan khusus dengan aman.
Dokumentasikan semuanya. ITAD akan membuat catatan tertulis. Simpan catatan nomor seri atau detail pengenal lainnya tentang semua teknologi yang ingin Anda singkirkan. Lacak lacak balak dan lokasi fisik setiap item yang dinonaktifkan saat keluar dari bisnis Anda. Kumpulkan sertifikat pemusnahan dari layanan pemusnahan hard drive Anda untuk disimpan dalam catatan Anda.
Bantu bisnis Anda mengelola pembuangan aset TI dengan cara yang paling aman dan hemat biaya. kami lebih dari sekadar layanan penghancuran hard drive - kami adalah sumber daya yang dapat Anda andalkan untuk setiap pertanyaan yang Anda miliki tentang melindungi data perusahaan Anda. Hubungi saya hari ini!